Com as novas regras contábeis estipuladas pela Secretaria do Tesouro Nacional, que determinam que cada um dos Estados envie sua contabilização de patrimônio à Secretaria da Fazenda (Sefaz), a Secretaria de Estado da Gestão Pública de Alagoas (Segesp-AL) firmou um contrato com a Service IT - empresa especializada em consultoria e prestação de serviços customizados na área da Tecnologia da Informação - para atender uma demanda emergencial: o desenvolvimento e implementação de uma plataforma de gestão para controle do patrimônio mobiliário, imobiliário, bem como o gerenciamento e controle dos almoxarifados e das demandas de compras do Estado.

Ao adotar uma plataforma automatizada para a gestão do patrimônio mobiliário e imobiliário, o Estado de Alagoas passará a ter uma padronização na execução de processos internos, maior confiabilidade em sua contabilidade, simplicidade na análise da depreciação e facilidade no dimensionamento dos recursos alocados em bens e imóveis, como também a emissão de diversos relatórios para gestão, tanto da Segesp-AL quanto da Agência de Modernização da Gestão de Processos (Amgesp), referentes a cada órgão estadual.

A Service IT dedicou mais de 22 colaboradores ao projeto, implementado antes dos 180 dias estipulados como prazo de entrega pelo cliente. A aplicação foi desenvolvida em linguagem JAVA, integrada a um banco de dados Oracle. Inicialmente, foi realizado o mapeamento do legado e matriz de responsabilidades para identificar os processos existentes e definir as funcionalidades necessárias para atendimento às normas, com base na metodologia de Business Process Model and Notation (BPMN), ou Notação de Modelagem de Processos de Negócio.

Numa segunda etapa, a Service IT deu início ao desenvolvimento da aplicação automatizada composta pelos dois módulos que haviam sido previstos pela Segesp-AL: Gestão de Patrimônio Mobiliário e Gestão de Patrimônio Imobiliário, possibilitando ao Estado saber quais são seus bens, onde eles se localizam utilizando a tecnologia de georreferenciamento (tecnologia implementada e sugerida pela Service), a quais secretarias pertencem, a descrição e os valores comerciais atualizados dos imóveis, garantindo a transparência preconizada pela Lei de Responsabilidade Fiscal (LRF).

Em seguida foram desenvolvidas  duas funcionalidades-chave para o processo contábil. A primeira, Gestão de Demandas, permite centralizar todas as solicitações de compra e possibilitará à Amgesp promover licitações únicas, gerando economia de recursos do Estado e a criação de um banco de referência de preços para as negociações.

A segunda, Controle de Materiais, que padroniza a entrada e saída de materiais de todas as secretarias em um sistema único, permitindo a gestão de estoque e a previsão de demanda futura. Seguindo a metodologia PEPS (Primeiro que Entra; Primeiro que Sai) em substituição ao cálculo do valor médio o sistema adequa o controle de materiais também à nova contabilidade, permitindo uma melhor avaliação para reposição, ou mesmo evitar aquisições se for possível direcionar materiais que sobrem em um órgão para outro.

“Desenvolver essa plataforma foi desafiador”, afirmou o presidente da Service IT, Eduardo Gallo. “Nossos colaboradores se dedicaram a entender as necessidades do negócio contábil, o que foi enriquecedor, e criaram recursos que não haviam sido previstos no escopo inicial do cliente, seguindo as melhores e mais inovadoras práticas de mercado. A experiência deu origem a uma solução que passa a integrar nosso portfólio para apoiar outras instituições públicas e privadas a realizar a convergência e uma melhor gestão contábil, para seu próprio controle e para a prestação de contas”, anuncia.

O próximo passo do governo de Alagoas a partir da adoção da nova plataforma por todas as Secretarias será a elaboração de legislação estadual que oficialize os procedimentos adotados, além das normativas federais já atendidas.